Datenschutzinformation Studierenden-Energiepreispauschalengesetz

Datenschutzinformation nach Art. 13 und 14 DS-GVO

Das Hessische Ministerium für Wissenschaft und Kunst als Bewilligungsbehörde, das im Land Hessen zuständig ist für die Bearbeitung von Anträgen auf Einmalzahlung für Studierende, Fachschülerinnen und Fachschüler sowie Berufsfachschülerinnen und Berufsfachschüler in Bildungsgängen mit dem Ziel eines mindestens zweijährigen berufsqualifizierenden Abschlusses nach dem Studierenden-Energiepreispauschalengesetz (EPPSG)

Datenschutzinformation für Antragstellende

1. Überblick und Anwendungsbereich

Seit 27. Februar 2023 hat das Land Hessen dem Hessischen Ministerium für Wissenschaft und Kunst (im Folgenden: HMWK) bestimmte Aufgaben und Zuständigkeiten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Anträgen auf Einmalzahlung nach dem Studierenden-Energiepreispauschalengesetz (EPPSG) übertragen. So ist das HMWK im Gebiet des Landes Hessen für die Bearbeitung der Verfahren nach § 1 Abs. 1 und 2 der EPPSG-Durchführungsverordnung des Landes Hessen (EPPSG-VO) zuständig.

Die Auszahlung der Einmalzahlungen nach dem EPPSG kann elektronisch unter der URL www.einmalzahlung200.de beantragt werden. Im Rahmen der Abwicklung der Auszahlungen beschränkt sich die Zuständigkeit des HMWK auf Antragsberechtigte aus Hessen. Bei der Abwicklung der Zahlungen nach dem EPPSG ist das HMWK nur teilweise für das Verfahren zuständig bzw. übernimmt nur teilweise die entsprechenden Datenverarbeitungsaufgaben und ist insoweit nur teilweise datenschutzrechtlicher Verantwortlicher, wie sich aus Ziff. 1.1-1.2 ergibt.  

Die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit den Auszahlungen der Einmalzahlungen nach dem EPPSG erfolgt in zwei voneinander getrennten Abschnitten:

1. Verarbeitungsabschnitt „Antragssystem“ (Verantwortlichkeit des MID Sachsen-Anhalt, s. Ziff. 1.1).
2. Verarbeitungsabschnitt „Fachverfahren EPPSG“, einschließlich Bekanntgabe elektronischer Verwaltungsakte und Datenaufbewahrung (Verantwortlichkeit des HMWK, s. Ziff. 1.2). Dieser Verarbeitungsabschnitt umfasst auch die Versendung von Kassendateien zur Vorbereitung der Auszahlung der Geldbeträge durch die Bundeskasse.

1.1. Verarbeitungsabschnitt „Antragssystem“

Die Antragstellung erfolgt ausschließlich elektronisch („online“) über die Website mit der URL www.einmalzahlung200.de. Die Antragstellenden können ihren Antrag dort im eigenen Namen stellen.

Die Datenschutzerklärung des MID Sachsen-Anhalt für die Antragstellung ist abrufbar unter www.einmalzahlung200.de/datenschutz.

1.2. Verarbeitungsabschnitt „Fachverfahren EPPSG“ (automatisierte Antragsbearbeitung; Bescheiderlass und -bekanntgabe)

Das HMWK ist eine Bewilligungsbehörde für Antragstellende im Land Hessen. Die gestellten Anträge werden dem HMWK vom MID Sachsen-Anhalt zugeleitet. Das HMWK prüft die Anträge der Antragstellenden vollautomatisiert und erlässt Bescheide über die Bewilligung oder Ablehnung von Anträgen. Das HMWK ist auch für die Versendung von Kassendateien an das BMBF zur Vorbereitung der Auszahlung der Geldbeträge durch die Bundeskasse zuständig. Diese Verarbeitungstätigkeiten des HMWK erfolgen auf einer Verarbeitungsplattform, die – unter strikter Trennung der Datenhaltung und Zugriffsrechte – durch technische Schnittstellen mit dem Antragssystem (siehe Ziff. 1.1) verbunden ist.  

2. Verantwortlicher

Diese Datenschutzinformationen gelten nur, soweit das HMWK für den Verarbeitungsabschnitt „Fachverfahren EPPSG“ und ggf. die Kommunikation mit Antragstellenden (Ziff. 1.2.) datenschutzrechtlich Verantwortlicher ist.

In diesen Fällen ist datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 der Verordnung (EU) 2016/679 (EU-Datenschutz-Grundverordnung, kurz „DS-GVO“) für die Verarbeitung personenbezogener Daten die

Hessisches Ministerium für Wissenschaft und Kunst

Rheinstraße 23 - 25

65195 Wiesbaden

Telefon: +49 611 320

Telefax: +49 611 32169000

E-Mail: poststelle@hmwk.hessen.de

3. Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten des Ministeriums für Wissenschaft und Kunst

Hessisches Ministerium für Wissenschaft und Kunst

zu Händen der/des Datenschutzbeauftragten

-persönlich/vertraulich-

65196 Wiesbaden

Telefon: +49 611 320

E-Mail: datenschutzbeauftragter@hmwk.hessen.de

4. Quellen der Daten, Datenkategorien, Zwecke und Rechtsgrundlage

4.1. Folgende Daten über die antragstellende Person übermitteln die Ausbildungsstellen im Zuständigkeitsbereich des HMWK an diese für die Zwecke des Verfahrensabschnitts „Fachverfahren EPPSG“:

• Vorname, Nachname, Geburtsdatum sowie die PIN in verschlüsselter Form
• Hash des jeweiligen individuellen Zugangsschlüssels

Das HMWK pflegt diese verschlüsselten personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Verpflichtungen nach der EPPSG-VO in das IT-System ihres Fachverfahrens ein. Dies dient der Vorbereitung der automatisierten Abwicklung im Falle einer Antragstellung.

4.2. Folgende Daten über die antragstellende Person, die das MID Sachsen-Anhalt im Verarbeitungsabschnitt „Antragssystem“ verarbeitet (siehe Ziff. 1.1.), werden aus dieser Quelle an das HMWK für die Zwecke des Verarbeitungsabschnitts „Fachverfahren EPPSG“ übermittelt:

• Stamm- und Kontaktdaten zur antragstellenden Person: Vorname, Nachname, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse; Angaben zum Wohnsitz (optional nach Wahl der antragstellenden Person), Telefon (optional nach Wahl der antragstellenden Person)
• Bankdaten: Kontoinhaber, IBAN
• Erklärungen der antragstellenden Person zu Tatsachen und Kenntnisnahmeerklärungen
• Zugangsschlüssel

Das HMWK verarbeitet diese personenbezogenen Daten zur Erfüllung der Verpflichtungen nach der EPPSG-VO, indem sie die aus dem Antragssystem übermittelten Daten den ursprünglich durch die Ausbildungsstätten übermittelten Daten anhand des Zugangsschlüssels zuordnet, diese entschlüsselt und sodann die Erfüllung der Anspruchsvoraussetzungen nach dem EPPSG prüft. Dies dient der Durchführung des Verwaltungsverfahrens.

4.3.      Das HMWK nimmt zur Erfüllung der Verpflichtungen nach der EPPSG-VO einen Abgleich der Antragsdaten der antragstellenden Person mit den Fachverfahren anderer zuständiger Stellen vor. Das HMWK erhält von der jeweils zuständigen Stelle die Meldung, ob an die betroffene Person bereits eine Auszahlung vorgenommen wurde.

4.4. Das HMWK übermittelt an das Antragssystem unter datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit des MID Sachsen-Anhalt (Abschnitt I., Ziffer 1.1.) die Aktualisierung des Antragsstatus je Bearbeitungsfall. Dies ermöglicht, dass Antragstellende im Antragssystem Informationen zum Bearbeitungsstand ihres Antrags einsehen können.

4.5.      Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten der Antragstellenden zum Zweck der Vorbereitung und späteren Durchführung (Antragsbearbeitung) des Verfahrens im Rahmen des Fachverfahrens EPPSG ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 14 Abs. 1 EPPSG-VO. Die öffentliche Aufgabe ergibt sich aus § 2 Abs. 2 EPPSG i.V.m. den Regelungen der EPPSG-VO i.V.m. den Regelungen der „Verwaltungsvereinbarung zur Umsetzung eines digitalen Portals im Vollzug des Studierenden-Energiepreispauschalengesetzes“.  

5. Kategorien von Empfängern personenbezogener Daten

5.1 Auftragsverarbeiter des Ministeriums für Wissenschaft und Kunst als Empfänger auf Grundlage eines Vertrags nach Art. 28 DS-GVO

5.2. Andere Verantwortliche als Empfänger

5.3. Automatisierte Entscheidungsfindung

Durch das HMWK erfolgt im Regelfall der Antragsbearbeitung eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung gem. Art. 22 Abs. 1 DS-GVO. Diese ist nach Art. 22 Abs. 2 lit. b DS-GVO i.V.m. § 35a VwVfG i.V.m. den Regelungen der EPPSG-VO, insbesondere § 11 EPPSG-VO, zulässig.

Durch das HMWK erfolgt kein Profiling im Sinne von Art. 13 Abs. 2 lit. f DS-GVO oder Art. 14 Abs. 2 lit. g DS-GVO.

6. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Die in Abschnitt 4. genannten personenbezogenen Daten bleiben innerhalb des IT-Systems „Fachverfahren EPPSG“ so lange gespeichert, wie dies zur Abwicklung des automatisierten Verfahrens erforderlich ist.

Darüber hinaus werden die Daten außerhalb des IT-Systems gespeichert, sofern dies für die Zwecke des Verwaltungsverfahrens sowie zur Erfüllung der jeweils einschlägigen Aufbewahrungspflichten erforderlich ist. Wir orientieren uns zur Bestimmung des Zeitpunkts der Datenlöschung an den Aufbewahrungsfristen, die im Erlass zur Aktenführung in den Dienststellen des Landes Hessen festgelegt sind. Der Erlass ist über den Bürgerservice Hessenrecht abrufbar.

7. Betroffenenrechte

Sie haben im gesetzlichen Umfang nach der DS-GVO folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft,
• Recht auf Berichtigung,
• Recht auf Löschung,
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO erfolgt
• Recht auf Widerruf einer von Ihnen erteilten Einwilligung,
• Recht auf Datenübertragbarkeit.

Durch den Widerruf von Einwilligungen wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Ihnen steht zudem gemäß Art. 77 DS-GVO ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzbehörde zu. Dies ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Postfach 3163, 65021 Wiesbaden, Telefon: 0611 1408 - 0, www.datenschutz.hessen.deÖffnet sich in einem neuen Fenster. Sie können sich mit Fragen und Beschwerden zum Datenschutz auch an die/den unter 2. genannten Datenschutzbeauftragte/n im HMWK wenden.